Для пересчета остатков воспользуемся стандартным документом «Инвентаризация» в подсистеме склад.
Создадим новый документ, проверим первичное заполнение полей «Склад» и «Организация». При необходимости изменим их, указав правильные значения.
Перед заполнением табличной части «Запасы» можем указать дополнительный отбор. В настройках дополнительного отбора можно указать конкретную номенклатуру, категории номенклатуры, группы номенклатуры. Эта предварительная настройка позволит нам более точно заполнить табличную часть «Запасы» в автоматическом режиме. При необходимости, содержимое табличной части «Запасы» можно скорректировать.
Заполним табличную часть «Запасы». Для этого воспользуемся командой «Заполнить» на командной панели табличной части и выберем пункт «Заполнить по остаткам на складе». Такое заполнение позволит получить более точный список номенклатуры, присутствующей на складе. Такое заполнение может дать некоторые отклонения в том случае, если реальные остатки сильно отличаются от остатков в базе данных. В таком случае, номенклатура отсутствующая в базе, но реально существующая на складе, не попадет в список пересчета.
После заполнения табличной части «Запасы» обнулим поле «Количество» для визуального контроля пересчета. Для этого воспользуемся командой «Заполнить», на командной панели табличной части и выберем пункт «Обнуление количества и суммы».
Распечатаем бланк пересчета, воспользовавшись командой «Бланк пересчета», расположенной на командной панели документа.
Бланк пересчета представляет из себя печатную форму, в таблицей, в которой отображен список номенклатуры к пересчету с пустой колонкой «Количество». В колонку «Количество» необходимо вписать результат пересчета и вернуть бланк ответственному за пересчет.
Перед заполнением результата пересчета, необходимо привести к нужному значению реквизит «Единица измерения». Для группового исправления единиц измерения можно воспользоваться командой «Единицы измерений» и выбрать более подходящий пункт. Только единицы для отчетов — изменит все единицы измерения на единицы для отчетов. В случае, если единица для отчета не установлена, то поле останется пустым. Единицы для отчетов, если возможно — в этом случае будут изменены те единицы измерения, где возможна установка единиц для отчетов. Если у номенклатуры не установлена единица для отчетов, будет установлена основная единица измерения. Только основные единицы измерения — во всех строках будет установлена основная единица измерения. При изменении единицы измерений в строке так-же происходит пересчет количества, по коэффициенту.
После заполнения результатов пересчета распечатаем бланк списания. Для этого воспользуемся командой «Бланк списания», размещенной на командной панели документа.
Бланк списания представляет из себя печатную форму с таблицей, в которой отражены отклонения. Отклонения в большую сторону по умолчанию считаются излишком, вероятно такие отклонения необходимо перепроверить или выявить возможный пересорт. В случае отрицательных отклонений строка будет иметь соответствующий признак отклонения. Отрицательно отклонение — это недостача. Но в нашем случае это может быть списание в брак или мусор. В таком случае необходимо определиться, где находится материал. Если отклонение этого материала является фактической недостачей и по согласованному решение может быть восполнено, в бланке необходимо аннулировать отклонение. В случае, если это отклонение за счет убытия материала в брак или мусор, ничего не исправляем. Вернуть бланк ответственному за инвентаризацию.
После проведенной работы с бланком списания необходимо внести изменения в табличную часть документа инвентаризации. Провести документ.
После того, как работа с документом инвентаризации полностью завершена, необходимо учесть отклонения. Для этого создадим соответствующие документы, воспользовавшись командой «Создать на основании», размещенной на командной панели документа и выбрав требуемый вид документа. Документы, созданные на основании заполняются автоматически. В большинстве случаев их достаточно провести, не внося никаких изменений.
На основании выполненных операций данные по учету инвентаризации будут учтены в базе данных и отражены в соответствующем отчете «Излишки и недостачи» в отчетах подсистемы «Склад».